09 October 2012

Skrip Temuduga Penolong Pegawai Tadbir

p/s: sekadar contoh je.. ni pun bergegas cari maklumat pasal jenis kerja. Akhirnya, ditegur jangan nak beri maksud buku teks.. Hahaha, layan aje lah..

Jenis Kumpulan: Sokongan (pembantu kepada pegawai)

Kem/Jab: Jabatan Perkhidmatan Awam

Jadual Gaji:

P1T1 RM1204.55 – P1T26 RM3027.10

P2T1 RM1274.13 – P2T26 RM3213.25

P3T1 RM1346.73 – P3T26 RM3405.26

Syarat Lantikan:

STPM atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan.

[Gaji permulaan ialah pada Gred N27: P1T1 RM1204.55]; atau

Diploma dalam bidang Pentadbiran Awam yang diiktiraf oleh Kerajaan daripada institusi-institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

[Gaji permulaan ialah pada Gred N27: P1T5 RM1470.75]; atau

Diploma dalam bidang Pengurusan Harta Benda yang diiktiraf oleh Kerajaan daripada institusi-institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

Gaji permulaan ialah pada Gred N27: P1T6 RM1537.30]; dan

kepujian B.M. (termasuk lulus Ujian Lisan) pada peringkat SPM atau kelulusan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan.


Deskripsi Tugas :

Bertanggungjawab menguruskan kerja-kerja yang berkaitan pengurusan kewangan, perolehan bekalan dan pembangunan, pengurusan, perkhidmatan personel, pengurusan pentadbiran pejabat, pengurusan majlis rasmi, mengendalikan urusan Konsuler dan Penguatkuasaan Undang-undang.

Kerja Penolong Pegawai Tadbir ini merangkumi 4 aspek utama iaitu POLC (planning, organizing, controlling and leading)

Planning – penetapan sasaran / capai sasaran
Organizing – bantu kumpulan dan menyediakan lain2 keperluan supaya sasaran tercapai
Leading – beri motivasi, komunikasi dgn pelbagai jabatan, bimbing pekerja lain.
Controlling – sentiasa lihat kepada hasil keputusan dan ambil langkah2 yg perlu utk tambahbaik.


Di samping maklumat di atas, saya berikan sedikit info lagi berkenaan jawatan Penolong Pegawai Tadbir seperti yang tertera di bawah:

Pengurusan

Penyeliaan dan kepimpinan dalam jabatan/organisasi. Maknanya anda terlibat membantu dalam tugasan mengurus/selia/memimpin jabatan/ anda berkhidmat termasuk kakitangannya.
Menyelesai masalah dan membuat keputusan dari isu-isu yang timbul berkaitan petadbiran/ penyeliaan jabatan anda
Mengurus perjalanan tugas/projek/perjalanan satu-satu jabatan termasuk pengurusan kakitangan


Aspek Pentadbiran Pejabat

Sistem Fail dan Rekod – mengurus dengan efektif sistem failing/rekod unit/jabatan termasuk membuka fail baru, penutupan fail/rekod, pembukaan semula, pelupusan, arkib..
Surat menyurat – menguruskan penyediaan surat, penghantaran surat – keluar dan masuk
Pengurusan mesyuarat – penganjuran mesyuarat, penyediaan minit menysuarat
Perhubungan – berkomunikasi dengan pelanggan kerajaan, termasuk rakyat
Arahan Keselamatan – memastikan panduan keselamatan disediakan di setiap unit/jabatan.
Etika dan Protokol – menguruskan/menerangkan etika/protocol kerja kepada kakitangan

Hal-Hal Kewangan

Belanjawan dan perakaunan – menguruskan perbelanjaan unit/jabatan untuk kursus, majlis, mesyuarat dan menyediakan akaun untuk kesemua perbelanjaan
Prosedur pembelian, stok, penjualan dan sewaan – menyediakan prosedur dalam urusan pembelian, stok, jual dan sewaan termasuk penyediaan invois
Pembayaran dan penerimaan – menguruskan urusan pembayaran dan penerimaan kos untuk pembelian, jualan, sewaan dan stok..
Tuntutan – menguruskan tuntutan termasuk tuntutan dari pelanggan kerajaan, kakitangan berkaitan OT, Claim, gaji dll..

Hal Teknologi Maklumat

i)              Penggunaan/kemahiran computer – Microsoft office – word, power point, excel dll

ii)             Penggunaan internet

iii)            Penggunaan aplikasi, system yang berkaitan

Itulah antara yang berkaitan dengan tugas penolong pegawai tadbir N27 ini. Sebenarnya, soalan berkaitan dengan jawatan ini tidaklah terlalu banyak. Ini kerana soalan teknikal (berkaitan tugas) penilaiannya lebih kurang (30-40%) sahaja. Lebih kurang 60-70% lagi adalah penilaian yang diberikan oleh panel Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA) yang meliputi perkara-perkara berikut.

i)              Pertuturan – BM dan BI, kelancaran, susunana ayat, dll

ii)             Kejujuran – dari segi usaha, cara menjawab, kesungguhan

iii)            Pengetahuan am dan isu semasa – peka atau tidak

iv)           Isu kenegaraan – isu dipetik dari rukun Negara – tuhan, sultan/raja, dan lain-lain

v)            Kebolehan bekerjasama, bertanggungjawab

vi)           Integriti – contoh kes, maksud, pelaksanaan

vii)          Dll

PENGURUSAN KONFLIK

STAR – Stop, Think, Analyze, Re-act

Antara lainnya juga seperti di bawah,

1 – Memahami Konsep Pengurusan Pejabat
2 – Aplikasi Kaizen dan Konsep 5S dalam Pengurusan Pejabat
3- Kemahiran Membuat Keutamaan Dalam Tugasan Pejabat
4 – Memahami Tatabahasa dan Tata Berbahasa di Pejabat
5 – Memahami Penulisan Surat Rasmi dan Memo
6 – Memahami Kemahiran Interpersonal dan Komunikasi Pejabat Berkesan
7 – Pengurusan Konflik
8 – Memahami Pengaruh Bahasa Badan Efektif

Dua Jenis Kuasa – kuasa autoriti diperolehi dari pangkat dan kedudukan 
-         kuasa keabsahan(legitimate power) diperolehi dari respek org sekitar bersandarkan ilmu, pengalaman, cara kerja dan lain2 faktor.

MASALAH DI DALAM PEJABAT

Di antara masalah yang sering dihadapi oleh sesebuah organisasi adalah masalah komunikasi antara pihak pengurusan dan subordinat. Punca-punca berlaku masalah komunikasi tersebut mungkin kerana gaya kepimpinan atau kurang kemahiran berkomunikasi. Gaya kepimpinan yang lemah, autoritarian dan ortodoks boleh menghalang proses komunikasi yang lebih terbuka. Manakala kelemahan kemahiran interpersonal juga merupakan satu ‘penyakit’ yang menjadi pembunuh senyap kepada kedinamikan organisasi.

Menurut Mahmood Nazar dan Sabitha dalam buku ‘Hubungan Manusia dalam Organisasi’, pakar-pakar pembangunan organisasi menyarankan beberapa langkah bagi meningkatkan komunikasi yang lebih terbuka antara majikan dan pekerja. Di antaranya  adalah:

1. Banyakkan interaksi antara pihak pengurusan dan kakitangan bawahan. Kurangkan mengguna memo apabila memberi arahan kepada kakitangan.

2. Sesekali bertanya khabar,  berbual-bual dengan kakitangan atau ambil tahu hal kakitangan  bagi mengurangkan tembok pemisah antara pihak pengurusan dan kakitangan.

3. Luangkan masa sekurang-kurangnya sekali dalam sebulan untuk berbincang dengan kakitangan berkaitan masalah di pejabat, prestasi kakitangan atau penambahbaikan yang boleh dilakukan. Beri ruang kepada kakitangan meluahkan permasalahan, kritikan atau pendapat tanpa memarahi mereka.

4. Komen prestasi kakitangan dalam suasana yang peribadi seperti di dalam bilik pengurus. Bersikap terbuka dan profesional serta beri peluang kakitangan memberi penjelasan berkaitan prestasinya.

5. Beri ganjaran dalam bentuk pujian atau pengiktirafan di atas kerja-kerja yang berjaya dilaksanakan dengan baik dan cekap.

Kesemua langkah di atas dapat menghasilkan suasana pejabat yang kondusif dan profesional kerana wujud komunikasi yang terbuka antara pihak pengurusan dan kakitangan. Sebagaimana yang diketahui, ‘office politic’ atau politik pejabat boleh membunuh mood bekerja seseorang pekerja dan akhirnya  sumber manusia yang baik akan disia-siakan hanya kerana suasana komunikasi yang terbatas menguasai organisasi.

Isu semasa
i.             Bajet 2013 – PTPTN 20% lump sum, Br1m rm500 / rm250
ii.           Pilihan raya kampus
iii.          Garis panduan pendidikan

MAKA KAMI, rakyat Malaysia, Berikrar akan menumpukan seluruh
tenaga dan usaha kami untuk mencapai cita-cita tersebut berdasarkan atas prinsip prinsip yang berikut;

Kepercayaan kepada tuhan
Kesetiaan kepada raja dan negara
Keluhuran perlembagaan
Kedaulatan undang undang
Kesopanan dan kesusilaan,

TEKS SOALAN TEMUDAGA

1.   Ceritakan tentang diri anda?
Latar pendidikan, pengalaman praktikal, matlamat hidup.

Saya merupakan graduan Universiti XXX dan merupakan alumni XXX. Sebelum menjejak kan kaki ke menara gading lagi saya telah banyak bekerja sambilan untuk menampung keluarga. Semasa menuntut di universiti, saya telah terlibat dengan banyak program di dalam dan luar Malaysia. Saya sangat bersememangat dan teruja dengan aktiviti kampus. Disamping dapat kenalan, saya juga perolehi pelbagai input berguna untuk manfaat bersama. Oleh itu saya mencari-cari peluang untuk mendekatkan diri saya dengan XXX.

2.   Pelan jangka pendek dalam 5 tahun akan datang?

Saya ingin mengukuhkan kerjaya saya bersama institusi yang mengkhusus kepada pembangunan XXX. Bak kata lain, saya berharap dapat berkhidmat untuk XXX supaya saya boleh bekerja keras dari bawah dan mengambil peluang2 yang ada sejajar dgn taraf XXX.

3.   Kelemahan kamu?

Kelemahan yg jelas adalah kebolehan untuk berkomunikasi dengan lancar disebabkan kekurang kemahiran dan faktor gugup. Saya berusaha sebaik mungkin untuk mengatasi 
kelemahan ini dan berkhidmat untuk XXX mampu membantu saya.

4.   Apa pendapat orang lain terhadapa diri anda?

Kelihatan matang dan serius, kadangkala menjadi-juga perangai. (Hehe) ... Antara maklum balas yg saya terima adalah saya boleh bekerja sama dgn baik, sangat menghargai ahli kumpulan dan mampu memberi idea penambahbaikan yang baru.

5.   Apa kelebihan kamu berbanding orang lain?

Saya merupakan calon yang paling sesuai untuk kerja ini. Saya tahu bahawa calon diluar sana juga sesuai untuk berkhidmat di sini, namun minat saya untuk maju dan berjaya melainkan saya daripada mereka. Saya amat komited dalam mendapatkan hasil yang bagus. Contoh nya,

i.             Dapat status 5S dari MPC – dalam masa sebulan sahaja bersama kumpulan.
ii.            Sales – 3k
iii.           Misi Kemanusian di Indonesia.

6.   Kalau diberi peluang untuk pilih kerja nak dekat mana?

Secara ikhlasnya, saya mahukan jawatan ini dan tidak akan memohon jawatan lain selain daripada XXX. Saya merupakan calon yang sesuai kerana :
i.             Alumni XXX
ii.            Produk XXX
iii.           Berpengalaman dalam banyak aktiviti kampus

7.   Ada mohon kerja mana-mana tak?

Saya ada juga memohon untuk mendapatkan latihan seperti di Skim Latihan 1 Malaysia (SL1M) dan Graduate Emploability Management Scheme (GEMS). Selain itu saya juga dipanggil temuduga untuk Jawatan Pegawai Perhubungan Keluarga di Saidina Solutions, namun saya tolak.

8.   Tak kisah gaji kecil?

Saya berharap dapat meningkatkan taraf hidup saya, namun saya lebih fokus kepada kerjaya daripada nilai gaji itu sendiri.

9.   Cara kerja anda?
Saya fokus keoada setiap kerja dan berterusan akan memastikan setiap kerja dapat disiapkan dalam masa yang singkat.

10.  Berapa jam anda bekerja?

Saya bekerja selama mana yang diperlukan untuk menyempurnakan tugasan.

11. Contoh kerja berpasukan?

Semasa menyiapkan tesis, Dr. Naila telah memperkenalkan Peer Assisted learning. Kerja cepat siap berbanding kumpulan lain dan lebih mudah.

 12. Ceritakan tentang Intergriti.

Integriti adalah berhubungkait dengan kejujuran, sifat amanah, berdisiplin dan bertanggungjawab. Ini adalah ringkasan yang saya faham tentang perkataan INTEGRITI.

Integriti adalah bersangkut paut dengan ATTITUDE atau SIKAP. Sebagai contoh, isu rasuah dan penyalahgunaan kuasa. Ini contoh masalah integriti yang wujud dikalangan masyarakat Malaysia. Bukan sekadar masalah rasuah, malah masalah gangsterisme, kes pembuangan bayi, penyalahgunaan dadah dan plagiarisme di kalangan mahasiswa juga merupakan antara contoh masalah integriti.

Apabila saya teliti masalah-masalah yang dikaitkan dengan integriti, saya membuat kesimpulan bahawa ia adalah masalah yang timbul akibat ‘kesakitan’ pada hati. Masalah integriti juga boleh diklasifikasikan sebagai masalah iman. Iman yang lemah, hati yang sakit dan kefahaman yang kurang tentang matlamat penciptaan diri menjadi antara faktor kewujudan masalah integriti dikalangan manusia, khususnya umat Islam. Ini secara umumnya. Saya sebenarnya ingin bawa kepada satu isu yang berkaitan dan lebih khusus.



7 comments:

  1. hahaha...ak dah lama tak wat entry abru..xde idea...ahha

    ReplyDelete
  2. tension aku menghafal guideline ni .. hahaha,, last2 dia tanya apa jer.. geram2..

    ReplyDelete
  3. aku nak gi temuduga ni mggu depan. tolong doakan aku ye

    ReplyDelete
  4. nak tanya, interview ppt ni xde ujian menulis ke atau just temuduga face to face?

    ReplyDelete
    Replies
    1. bergantung pada penemuduga.

      aritu saya kena group interview. Phewww, memang sangat intense dlm bilik temuduga. Berebut semua nak tunjuk talent.

      apa pun relaks dan jadi diri sendiri.

      tiap2 interview semua nye lain (waima expectation interviewer, etc) ..

      ada rezeki, adalah.

      Delete

Thank you.